Concours d'agences

Concours d'agences au Luxembourg

Annonceurs et agences partagent le même écosystème. Un concours d'agences réussi repose sur un équilibre gagnant-gagnant : des processus clairs, un respect mutuel du temps et de l'investissement, et des relations durables qui profitent à tous. Ce guide existe pour garantir cette qualité au Luxembourg — et rendre notre marché attractif pour les meilleurs talents créatifs.

Qui est concerné ?

Public	Description	Ce qu'il trouvera ici
Annonceurs privés	Entreprises souhaitant sélectionner une agence	Méthodologie pour organiser un concours équitable
Organismes publics	Institutions, communes, établissements publics	Bonnes pratiques compatibles avec les marchés publics
Agences	Agences de communication invitées à participer	Bonnes pratiques pour répondre et se faire rémunérer
Responsables achats	Départements procurement	Critères d'évaluation et processus recommandés

Si vous êtes un organisme public

Les principes de ce guide (transparence, équité, délais suffisants) sont compatibles avec les marchés publics luxembourgeois. Les seuils et formalités légales s'appliquent en priorité. Ce guide complète la réglementation avec des bonnes pratiques métier.

Qu'est-ce qu'un concours d'agences ?

Un concours d'agences est une procédure de mise en concurrence par laquelle un annonceur invite plusieurs agences à proposer des solutions créatives, stratégiques ou opérationnelles pour répondre à un besoin de communication spécifique. Cette démarche, encadrée par des bonnes pratiques professionnelles, permet à l'annonceur de sélectionner le partenaire le plus adapté tout en respectant le travail des agences participantes.

Types de consultations

Type	Description	Quand l'utiliser	Agences
Concours d'agences	Consultation créative ouverte	Lancement, repositionnement, campagne majeure	3 max
Concours stratégique	Recommandation stratégique complète	Partenariat long terme, contrat cadre	3
Consultation sur références	Sélection sur portfolio	Projet ponctuel, besoin ciblé	5
Gré à gré	Attribution directe	Relation existante, urgence, petit budget	1

Guide annonceurs

Comment organiser un concours d'agences équitable et efficace

Ce qu'on peut demander vs ce qu'on évite

Ce qu'on peut demander

Direction créative / Concept
Approche stratégique
Moodboards / Pistes visuelles
Esquisse de dispositif
Compréhension du brief

Ce qu'on évite

Campagne finalisée prête à diffuser
Plan média détaillé avec achats
Visuels finaux produits
Livrables exploitables sans contrat
Production exécutive complète

Règle simple

Concours = Concept + Direction + Approche. Tout ce qui va au-delà relève d'un contrat de prestation.

Étapes & processus

Un concours bien organisé suit un processus structuré en 8 étapes clés. Durée totale : 8 à 12 semaines.

1

Définition du besoin

Objectifs, périmètre, budget

1-2 sem.

2

Rédaction du brief

Formaliser le brief créatif/stratégique

1 sem.

3

Sélection des agences

Identifier 3 agences (annuaire MarkCom)

1 sem.

4

Envoi du brief

Transmettre + organiser le Q&A

1 jour

5

Travail des agences

Temps de préparation

5-6 sem. min.

6

Présentations

Soutenances orales

1-2 jours

7

Délibération

Évaluation selon critères

1 sem.

8

Annonce & débriefing

Informer toutes les agences

1 sem.

Besoin d'aide pour définir votre brief ?

Avant de lancer un concours d'agences, assurez-vous que votre brief est solide. Un bon brief définit clairement où vous voulez aller (vos objectifs) et comment y parvenir (les actions envisagées). Si la direction stratégique n'est pas claire, faites-vous accompagner en amont par une agence spécialisée. Un brief flou génère des réponses floues — et fait perdre du temps à tout le monde.

Consulter l'annuaire MarkCom

Comment organiser un concours d'agences équitable et efficace

1

Limitez à 3 agences

Maximum pour garantir un engagement réel de chaque participant

Critique

2

Indiquez une fourchette budgétaire

Sans budget, pas de concours sérieux. L'agence ne peut pas calibrer sa proposition.

Critique

3

Prévoyez min. 5 semaines de travail

Délai minimum entre le brief et la soutenance

Critique

4

Organisez un Q&A commun

Permettez aux agences de poser des questions en session commune

Important

5

Identifiez les décideurs en soutenance

Les personnes qui décident doivent être présentes

Important

6

Prévoyez une indemnisation

Rémunérez le travail créatif des agences participantes

Critique

7

Débriefez toutes les agences

Même les non-retenues méritent un retour constructif

Important

8

Respectez la propriété intellectuelle

Ne réutilisez pas les idées des agences non retenues sans accord

Critique

Guide agences

Comment évaluer, répondre et protéger votre travail

Checklist Go / No-Go

Go

3 agences max
Budget indiqué
Délai >5 semaines
Décideurs identifiés
Indemnisation prévue

Vous pouvez participer

Prudence

5-6 agences
Délai 2-4 semaines
Budget flou
Q&A limité

Vous pouvez négocier

No-Go

8+ agences
Aucun budget
Délai <10 jours
Pas de décideur
Aucune indemnisation

Vous devez décliner

Comment répondre à un concours d'agences et protéger votre travail

1

Évaluez avec la checklist Go/No-Go

Avant de vous engager, vérifiez les conditions

2

Posez toutes vos questions lors du Q&A

Clarifiez les zones d'ombre du brief

3

Respectez le périmètre — ne surproduisez pas

Répondez aux attentes, pas plus

4

Protégez vos idées avec les clauses IP

Mentionnez la propriété intellectuelle sur vos documents

5

Négociez les conditions si nécessaire

N'hésitez pas à demander une indemnisation

6

Demandez un débriefing si non retenu

Sollicitez un retour pour progresser

Protection IP — Clauses à copier

Clause footer de présentation

Clause email d'envoi

Ce document est transmis dans le cadre exclusif de la consultation [Nom du projet]. Toute utilisation, reproduction ou adaptation est interdite sans accord écrit préalable et facturation correspondante.

Clause slide de garde

PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE Les idées et concepts présentés sont la propriété de [Nom de l'agence]. En cas de non-attribution, aucun élément ne peut être réutilisé.

Aspects financiers & juridiques

Indemnisation, négociation et règles en cas d'annulation

Grille d'indemnisation

Type de concours	Indemnisation recommandée	Commentaire
Concours d'agences (créatif)	2 000 € - 5 000 € / agence	Selon ampleur du projet
Concours stratégique	3 000 € - 8 000 € / agence	Inclut recommandation + création
Consultation sur références	Aucune	Pas de production créative
Concours remporté	Déduction sur 1ère facture	Pratique courante

Template email — Négociation indemnisation

Objet : Participation au concours [Nom du projet] — Confirmation sous réserve

Madame, Monsieur,

Nous vous remercions de nous avoir consultés pour [Nom du projet].

Nous souhaitons confirmer notre participation sous réserve des conditions suivantes :

☐ Indemnisation de [montant] € pour notre participation
☐ Délai minimum de [X] semaines entre brief et soutenance
☐ Q&A commun avec les autres agences
☐ Maximum [X] agences en shortlist
☐ Débriefing prévu pour les agences non retenues

Dans l'attente de votre retour.

Cordialement,
[Signature]

Règles en cas d'annulation

Situation	Indemnisation
Annulation avant envoi du brief	Aucune
Annulation après envoi du brief	25%
Annulation après Q&A / début travail	50%
Annulation après réception des propositions	100%
"Résolu en interne" après soutenance	100% + excuses

Règle d'or

Si les agences ont travaillé, elles doivent être payées.

Ressources & Accompagnement

Retrouvez tous les documents utiles pour vos concours d'agences.

Checklist annonceur

10 points clés pour organiser un concours

PDF

Checklist agence

Go/No-Go + bonnes pratiques

PDF

Modèle de brief

Template brief créatif

DOCX

Grille d'évaluation

Scoring multicritères

XLSX

Lettre type indemnisation

Email template

DOCX

Clauses IP

Protection propriété intellectuelle

PDF

Questions fréquentes

3 maximum. Au-delà, la qualité des réponses diminue.

Minimum 5 semaines. Pour un concours stratégique, 6-8 semaines.

Oui pour tout concours avec production créative/stratégique.

À partir de 50 000 € de budget projet, un concours d'agences formel avec indemnisation est recommandé. En dessous, privilégiez une consultation simplifiée ou le gré à gré.

Annuaire MarkCom, filtré par expertise.

C'est son droit. Peut indiquer des conditions inadaptées.

Non, sans accord écrit et rémunération.

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certifié MarkCom

Vous organisez régulièrement des concours d'agences ? Montrez votre engagement pour des pratiques équitables et respectueuses.

La certification "Annonceur Responsable" MarkCom valorise les entreprises qui s'engagent à respecter les bonnes pratiques : délais suffisants, indemnisation, débriefing, respect de la propriété intellectuelle.

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